Manter os dados cadastrais dos clientes atualizados é um dos cuidados para prevenir a ocorrência de notas fiscais denegadas
A nota fiscal, também conhecida como NF, é o documento oficial usado para registrar a venda de um produto ou de uma prestação de serviço. Afinal, todo negócio requer extrema atenção às obrigações fiscais.
A emissão da NF é obrigatória e essencial para gerenciar as finanças do seu laticínio. De forma resumida, a nota fiscal regulariza e comprova todas as vendas ou prestação de serviços feitas pelo laticínio.
A partir do Ajuste SINIEF 07/05 (Sistema Nacional de Informações Econômicas Fiscais), de outubro de 2005, a nota fiscal ganhou sua versão digital, tornando-se nota fiscal eletrônica (NF-e), implementada na legislação brasileira. Trata-se de um documento emitido e armazenado eletronicamente, em formato de arquivo XML, sem necessidade de papel.
A NF-e, cuja emissão se tornou muito mais fácil após a modernização do sistema de notas, representa uma grande evolução em muitos sentidos. Após a realização da assinatura digital do arquivo XML da NF-e, é preciso enviá-lo para a Sefaz (Secretaria da Fazenda e Planejamento), processo normalmente realizado de forma automática por um software ERP.
Mesmo sendo um procedimento de rotina com poucas alterações, pode acontecer de uma NF-e ser denegada pela Sefaz. Isso significa que, durante o processo de validação, o órgão identificou irregularidades do emissor ou do destinatário da NF-e e ela não pode ser faturada. Não é possível corrigir uma nota denegada, nem fazer seu cancelamento ou inutilização.
A nota fica inválida, mas precisa ser registrada na contabilidade como denegada e guardada pelo prazo previsto na legislação, que é de cinco anos — prazo estabelecido pela Lei 5.172, Código Tributário Nacional, Art. 173.
E por que isso acontece? Em muitos casos, porque o cadastro do laticínio ou do cliente (pessoa jurídica) está desatualizado. De acordo com o Manual de Integração – Contribuinte, existem três casos que levam à denegação da NF-e:
Erro 301 – Denegação: IE do emitente em situação irregular perante o Fisco;
Erro 302 – Denegação: IE do destinatário em situação irregular perante o Fisco;
Erro 303 – Denegação: Destinatário não habilitado a operar na UF.
Entre as irregularidades que podem causar a denegação, algumas são consideradas frequentes:
- Inscrição Estadual suspensa, cancelada, baixada ou em processo de baixa;
- Cadastro desatualizado;
- Não pagamento de impostos;
- Tentativa de usar o mesmo número da nota fiscal que já foi denegada;
- O destinatário não está autorizado a prestar serviço na UF (unidade federativa)
Se a NF-e for denegada e o destinatário não se reabilitar perante o Fisco, ele corre risco de sofrer prejuízos. A nota denegada pode causar desequilíbrio não só nas finanças do laticínio como também na logística, pois a mercadoria não poderá ser entregue.
Para resolver a ocorrência em caso de destinatário irregular, o emissor precisa entrar em contato com o fornecedor ou cliente, para que ele regularize sua situação junto ao Fisco. Só depois disso será possível emitir uma nova nota.
Para evitar que a nota seja denegada, antes de fechar o negócio e de emitir a NF-e, é possível ver se a Inscrição Estadual do destinatário está regularizada. Para isso, o governo disponibiliza um banco de dados gratuito, o Cadastro Centralizado de Contribuinte (CCC). Também é possível fazer essa consulta por meio do site do SINTEGRA.
